Privacybeleid

1. Inleiding en toepassingsgebied

Bij Taloluma (hierna aangeduid als “wij” of “ons”) vinden wij de bescherming van uw persoonsgegevens belangrijk. Wij willen dat u onze website met vertrouwen kunt bezoeken, producten kunt bekijken, bestellingen kunt plaatsen en gebruik kunt maken van onze online diensten.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij deze gebruiken, op welke grondslagen dat gebeurt, met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld, naar welke landen gegevens kunnen worden doorgegeven en welke rechten u heeft.

Dit beleid is van toepassing wanneer u onze website bezoekt, producten bekijkt, een bestelling plaatst, contact met ons opneemt of op een andere manier gebruikmaakt van onze online diensten. Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij rekening met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook bekend als GDPR) en andere toepasselijke regels voor gegevensbescherming.

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Welke gegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop u onze website gebruikt en welke diensten u afneemt. Wij streven ernaar alleen gegevens te verwerken die relevant zijn voor de betreffende doeleinden.

2.1 Contactgegevens

Wanneer u een bestelling plaatst of contact met ons opneemt, kunnen wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en factuur- of afleveradres verwerken. Deze gegevens gebruiken wij om uw bestelling te behandelen, de levering te organiseren en op uw vragen te reageren.

2.2 Bestel- en transactiegegevens

Bij een bestelling kunnen wij gegevens verwerken zoals het bestelnummer, de bestelde producten, hoeveelheden, bestelbedragen, betalingsstatus, factuurgegevens, afleveradres en verzendinformatie. Deze gegevens zijn nodig om bestellingen te verwerken, leveringen te volgen, retouren en terugbetalingen te behandelen en vragen over aankopen te beantwoorden.

2.3 Betalingsgegevens

Tijdens het afrekenen worden gegevens verwerkt die nodig zijn om uw betaling te behandelen en de status ervan vast te stellen. Afhankelijk van de gekozen betaalmethode kunnen onder meer transactiegegevens, betaalstatus en beperkte informatie over de gebruikte betaalmethode worden verwerkt.

Betalingen kunnen worden afgehandeld door externe betalingsdienstverleners. Deze partijen kunnen aanvullende gegevens verwerken overeenkomstig hun eigen privacyverklaringen. Voor zover betalingen via een externe aanbieder verlopen, ontvangen wij niet noodzakelijkerwijs uw volledige betaalkaartgegevens.

2.4 Gegevens over websitegebruik en technische gegevens

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen technische gegevens en informatie over uw interactie met de website worden verwerkt. Dit kan onder meer betrekking hebben op uw IP-adres, apparaattype, browsergegevens, bezochte pagina's, bekeken producten, verwijzende pagina's, sessiegegevens en interacties met onderdelen van de website.

Deze informatie kan worden gebruikt om de website te laten functioneren, de beveiliging te ondersteunen, technische problemen op te sporen en de gebruikservaring te verbeteren. Analytische of marketinggegevens worden alleen verwerkt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en, waar vereist, nadat u toestemming heeft gegeven.

2.5 Communicatie- en verzoekgegevens

Wanneer u ons een e-mail stuurt, telefonisch contact opneemt of informatie verstrekt over een bestelling, retour, klacht of ander verzoek, verwerken wij de gegevens die u daarbij aan ons doorgeeft. Wij gebruiken deze gegevens om uw verzoek te beoordelen, u te antwoorden en de relevante communicatie vast te leggen.

2.6 Gegevens die nodig zijn voor administratie en naleving

Voor zover noodzakelijk kunnen wij gegevens verwerken om onze boekhouding, administratie, belastingverplichtingen, fraudepreventie en de behandeling van geschillen te ondersteunen.

Wij vragen u om geen bijzondere persoonsgegevens of andere gevoelige informatie te verstrekken, tenzij dit daadwerkelijk nodig is voor uw verzoek en er een geldige grondslag bestaat om deze gegevens te verwerken.

3. Doeleinden en rechtsgronden van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de situatie kan de verwerking op de volgende grondslagen berusten.

3.1 Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken gegevens die nodig zijn om uw bestelling uit te voeren. Dit omvat het ontvangen en bevestigen van bestellingen, het organiseren van betalingen en leveringen, het verstrekken van bestelupdates en het behandelen van retouren, omruilingen, annuleringen en terugbetalingen.

3.2 Wettelijke verplichtingen

Wij kunnen gegevens bewaren of gebruiken wanneer dit nodig is om te voldoen aan toepasselijke verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van boekhouding, belastingen en het beantwoorden van rechtmatige verzoeken van bevoegde instanties.

3.3 Gerechtvaardigde belangen

Waar dit noodzakelijk en evenredig is, kunnen wij gegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Deze belangen kunnen onder meer bestaan uit het beveiligen van de website, het voorkomen van fraude en misbruik, het behandelen van klachten, het verbeteren van onze dienstverlening en het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen.

Wij wegen deze belangen af tegen uw rechten en vrijheden. Wanneer uw belangen of fundamentele rechten zwaarder wegen, verwerken wij de gegevens niet op deze grondslag.

3.4 Toestemming

Voor bepaalde verwerkingen, zoals niet-noodzakelijke cookies of bepaalde vormen van elektronische marketing, vragen wij vooraf toestemming wanneer dat vereist is. U kunt uw toestemming op ieder moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

4. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om de website goed te laten functioneren, voorkeuren te onthouden en inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

4.1 Noodzakelijke cookies

Noodzakelijke cookies ondersteunen functies die nodig zijn om de door u gevraagde dienst te leveren. Zij kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om uw winkelwagen te behouden, uw sessie te ondersteunen en het afrekenproces mogelijk te maken.

Deze cookies worden gebruikt voor zover zij noodzakelijk zijn voor de werking van de website of voor het leveren van een door u gevraagde dienst.

4.2 Analytische, voorkeurs- en marketingcookies

Niet-noodzakelijke cookies kunnen worden gebruikt om websitegebruik te analyseren, voorkeuren te onthouden of marketingactiviteiten te ondersteunen. Wij plaatsen of lezen dergelijke cookies alleen nadat u toestemming heeft gegeven, wanneer die toestemming vereist is.

Welke cookies en vergelijkbare technologieën beschikbaar zijn, hangt af van de functies en diensten die op onze website zijn ingeschakeld.

4.3 Uw cookievoorkeuren beheren

U kunt uw voorkeuren aanpassen via de beschikbare cookie-instellingen op onze website. U kunt cookies ook beheren of verwijderen via uw browserinstellingen. Het uitschakelen van noodzakelijke cookies kan ertoe leiden dat bepaalde functies, zoals de winkelwagen of het bestelproces, niet goed werken.

5. Met wie wij persoonsgegevens delen

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij kunnen persoonsgegevens wel delen wanneer dat noodzakelijk is voor de hieronder beschreven doeleinden. De gegevens die worden gedeeld, worden beperkt tot wat voor de betreffende taak noodzakelijk is.

5.1 Platform- en websitebeheerders

Onze webwinkel wordt aangeboden via Shopify. Voor het hosten, beheren, beveiligen en beschikbaar stellen van de webwinkel kunnen Shopify en betrokken technische dienstverleners persoonsgegevens verwerken, waaronder account-, bestel-, contact-, transactie- en technische gegevens.

De verwerking door deze partijen hangt af van de functies die wij gebruiken en de manier waarop de diensten zijn ingericht. Meer informatie over de verwerking door Shopify is beschikbaar in de privacyverklaring van Shopify.

5.2 Betalingsdienstverleners

Gegevens die nodig zijn om betalingen te verwerken, kunnen worden gedeeld met de betalingsdienstverlener die u bij het afrekenen gebruikt. Dit kan onder meer betrekking hebben op uw naam, betaalbedrag, bestelnummer, transactiegegevens en betalingsstatus.

Deze partijen gebruiken de gegevens om betalingen uit te voeren, transacties te controleren, terugbetalingen te verwerken en, waar van toepassing, fraude te voorkomen of aan hun eigen verplichtingen te voldoen.

5.3 Verzend- en bezorgpartners

Om uw bestelling te leveren, kunnen wij uw naam, afleveradres, telefoonnummer, e-mailadres, bestelreferentie en relevante verzendgegevens delen met vervoerders, bezorgdiensten en logistieke dienstverleners.

Deze gegevens worden gebruikt om de levering uit te voeren, de zending te volgen en contact met u op te nemen wanneer dat nodig is voor de bezorging.

5.4 IT-, hosting- en ondersteuningsdienstverleners

Wij kunnen gebruikmaken van dienstverleners die ons ondersteunen bij websitebeheer, cloudopslag, beveiliging, technisch onderhoud, communicatie en klantenservice. Voor zover deze partijen namens ons persoonsgegevens verwerken, mogen zij de gegevens alleen verwerken voor overeengekomen doeleinden en onder passende contractuele en beveiligingsvoorwaarden.

5.5 Analyse- en marketingdienstverleners

Wanneer wij analyse-, advertentie- of marketingdiensten gebruiken, kunnen relevante technische gegevens en gegevens over websitegebruik worden gedeeld met de betrokken aanbieders. Dit gebeurt alleen voor de functies die daadwerkelijk zijn ingeschakeld en met inachtneming van de toepasselijke toestemmingsvereisten.

De betrokken aanbieders, gegevenscategorieën en verwerkingsmogelijkheden kunnen afhangen van uw cookievoorkeuren en de instellingen van onze website.

5.6 Boekhoudkundige, juridische en professionele adviseurs

Wanneer dat noodzakelijk is, kunnen wij relevante gegevens delen met boekhouders, accountants, juridische adviseurs, verzekeraars of andere professionele dienstverleners die ons ondersteunen bij administratie, advies, geschillen of het beschermen van onze rechten.

5.7 Overheidsinstanties en andere bevoegde partijen

Wij kunnen gegevens verstrekken aan rechtbanken, toezichthouders, belastinginstanties, politie of andere bevoegde instanties wanneer dit wettelijk verplicht is, wanneer een geldig verzoek daartoe bestaat of wanneer verstrekking noodzakelijk is voor het vaststellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

5.8 Verdere beperkingen

Wij verlangen waar nodig dat dienstverleners passende vertrouwelijkheids-, beveiligings- en gegevensbeschermingsmaatregelen toepassen. Wanneer een ontvanger zelfstandig verantwoordelijk is voor bepaalde verwerkingen, bijvoorbeeld als betalingsdienstverlener, kan diens eigen privacyverklaring eveneens van toepassing zijn.

6. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Taloluma is bereikbaar via de contactgegevens die onderaan dit beleid staan vermeld. Ons opgegeven contactadres bevindt zich in Japan. Voor zover persoonsgegevens vanuit de Europese Economische Ruimte (EER) aan ons in Japan worden doorgegeven, kan de doorgifte plaatsvinden op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor Japan, overeenkomstig artikel 45 AVG, voor zover de doorgifte binnen de reikwijdte van dat besluit valt.

6.1 Japan

Japan is een land buiten de EER. De Europese Commissie heeft voor Japan een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Voor doorgiften die onder dit besluit vallen, is geen aanvullende doorgiftewaarborg op grond van artikel 46 AVG vereist. De verwerking blijft wel onderworpen aan de toepasselijke verplichtingen inzake gegevensbescherming.

6.2 Andere landen buiten de EER

Afhankelijk van de technische infrastructuur en de externe diensten die voor onze webwinkel worden gebruikt, kunnen persoonsgegevens ook worden verwerkt of toegankelijk zijn vanuit andere landen buiten de EER. De mogelijke bestemmingen hangen af van de daadwerkelijk gebruikte platform-, betalings-, hosting-, beveiligings-, analyse-, marketing- en verzenddiensten en hun configuratie.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een land waarvoor geen toepasselijk adequaatheidsbesluit bestaat, zorgen wij ervoor dat een geldig doorgiftemechanisme wordt toegepast. Dit kan bijvoorbeeld bestaan uit de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (SCC's) op grond van artikel 46 AVG, waar nodig aangevuld met een beoordeling van de doorgifte en aanvullende maatregelen. Wanneer een doorgifte op een specifieke uitzondering van artikel 49 AVG berust, gebruiken wij die uitzondering alleen wanneer aan de voorwaarden daarvoor is voldaan.

Voor doorgiften naar de Verenigde Staten kan een adequaatheidsbesluit op grond van het EU-VS Data Privacy Framework alleen worden gebruikt wanneer de betreffende ontvangende organisatie daadwerkelijk onder dat kader is gecertificeerd en de doorgifte binnen de reikwijdte ervan valt. Anders moet een andere geldige doorgrondslag worden toegepast.

Wij baseren internationale doorgiften niet uitsluitend op het feit dat een dienstverlener internationaal opereert. Voor elke doorgifte moet een toepasselijke doorgrondslag aanwezig zijn.

6.3 Informatie over landen en waarborgen opvragen

De exacte landen waarin externe dienstverleners gegevens verwerken, kunnen veranderen wanneer diensten of technische configuraties wijzigen. Als u informatie wilt over de landen van bestemming die voor uw gegevens relevant zijn, de betrokken ontvangers of de toegepaste doorgiftewaarborg, kunt u contact met ons opnemen via solutions@taloluma.com.

Wanneer een doorgifte op standaardcontractbepalingen of een andere passende waarborg berust, kunt u verzoeken om aanvullende informatie of, voor zover wettelijk mogelijk, een kopie van de relevante waarborg. Vertrouwelijke informatie en gegevens van andere partijen kunnen daarbij worden afgeschermd.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen of om een geschil of andere relevante kwestie af te handelen.

Bestel-, factuur- en transactiegegevens kunnen worden bewaard gedurende de toepasselijke administratieve en fiscale bewaartermijnen. Gegevens over klantenservice, klachten, retouren en terugbetalingen kunnen worden bewaard zolang dat nodig is om het verzoek af te handelen en eventuele vervolgvragen of geschillen te behandelen.

Technische gegevens, cookiegegevens en analysegegevens worden bewaard overeenkomstig de doeleinden, instellingen en bewaartermijnen van de betreffende diensten en, waar vereist, uw toestemming.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn en er geen geldige reden bestaat om ze te bewaren, verwijderen wij ze of maken wij ze op passende wijze anoniem.

8. Uw rechten onder de AVG/GDPR

Afhankelijk van de omstandigheden en de wettelijke voorwaarden heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

8.1 Recht op inzage

U kunt vragen of wij persoonsgegevens over u verwerken en, indien dat het geval is, inzage vragen in die gegevens en informatie over de verwerking.

8.2 Recht op rectificatie

U kunt verzoeken om onjuiste persoonsgegevens te corrigeren of onvolledige gegevens aan te vullen.

8.3 Recht op verwijdering

In bepaalde omstandigheden kunt u verzoeken om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit recht is niet absoluut. Wij kunnen gegevens blijven bewaren wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld om aan een wettelijke verplichting te voldoen of om rechtsvorderingen vast te stellen, uit te oefenen of te onderbouwen.

8.4 Recht op beperking van de verwerking

In bepaalde situaties kunt u verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van gegevens betwist of bezwaar heeft gemaakt tegen een verwerking die nog wordt beoordeeld.

8.5 Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer de verwerking berust op uw toestemming of op de uitvoering van een overeenkomst en geautomatiseerd plaatsvindt, kunt u, voor zover de wettelijke voorwaarden zijn vervuld, verzoeken om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat. Waar technisch mogelijk en wettelijk vereist, kunt u verzoeken dat deze gegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke worden overgedragen.

8.6 Recht om toestemming in te trekken

Wanneer een verwerking op uw toestemming berust, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden. U kunt uw cookievoorkeuren aanpassen via de beschikbare cookie-instellingen.

8.7 Recht van bezwaar

U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen die berusten op onze gerechtvaardigde belangen, wanneer uw specifieke situatie daartoe aanleiding geeft. Wij beoordelen uw bezwaar en stoppen de verwerking, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden hebben die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking nodig is voor rechtsvorderingen.

U kunt altijd bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Na een dergelijk bezwaar verwerken wij uw persoonsgegevens niet langer voor dat doel.

8.8 Recht om een klacht in te dienen

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet zorgvuldig verwerken of dat onze verwerking niet in overeenstemming is met de AVG, kunt u eerst contact met ons opnemen zodat wij uw zorgen kunnen onderzoeken.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt informatie over het indienen van een klacht vinden via de officiële website van deze autoriteit.

8.9 Hoe u uw rechten kunt uitoefenen

U kunt een verzoek indienen via solutions@taloluma.com. Omschrijf zo duidelijk mogelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens of verwerking uw verzoek betrekking heeft.

Om uw privacy te beschermen, kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij behandelen uw verzoek binnen de toepasselijke termijn en informeren u wanneer een wettelijke reden bestaat om niet of slechts gedeeltelijk aan het verzoek te voldoen.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging, openbaarmaking en ander onrechtmatig gebruik. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens, de doeleinden van de verwerking en de risico's die daarmee samenhangen.

Waar wij gebruikmaken van externe dienstverleners die namens ons persoonsgegevens verwerken, streven wij ernaar dat zij passende beveiligingsmaatregelen toepassen en de gegevens alleen verwerken voor overeengekomen doeleinden.

Geen enkele methode voor gegevensopslag of gegevensoverdracht kan onder alle omstandigheden volledige veiligheid garanderen. Als zich een beveiligingsincident voordoet, beoordelen wij de situatie en nemen wij passende maatregelen. Wanneer dit vereist is, melden wij het incident aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit en informeren wij de betrokken personen.

10. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van derden. Wanneer u deze links volgt, kunnen de privacyverklaringen en voorwaarden van die derden van toepassing zijn.

Wij raden u aan het privacybeleid van de betreffende website te lezen voordat u daar persoonsgegevens verstrekt. Dit privacybeleid beschrijft de verwerking die verband houdt met onze eigen website en dienstverlening.

11. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering, die rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft, tenzij daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat en de toepasselijke informatie en waarborgen worden geboden.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, de gebruikte technologie of onze verwerkingsactiviteiten veranderen. De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd.

Wanneer wijzigingen een belangrijke invloed hebben op de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken of op uw rechten, informeren wij u waar passend via een geschikt communicatiekanaal.

Wij raden u aan deze pagina regelmatig te raadplegen.

13. Contact over privacy en persoonsgegevens

Als u vragen heeft over dit privacybeleid, informatie wilt over ontvangers of internationale doorgiften, of uw rechten onder de AVG wilt uitoefenen, kunt u contact met ons opnemen via:

Adres: Wood Village B201, 2-12-1 Nakaiikegami, Ota-ku, Tokyo 146-0081, Japan

Telefoon: +81 3-6742-8196

E-mailadres: solutions@taloluma.com

Openingstijden: maandag tot en met vrijdag, van 09:00 tot 18:00 uur (CET)

Wij beoordelen uw verzoek zorgvuldig en informeren u over de verdere afhandeling.